Agenturen und Beratung
Retainer nach Plan abrechnen, Projekte vom Angebot bis zur Rechnung.
Neue Aufträge in einer Pipeline verfolgen, monatliche Retainer automatisch abrechnen, Kunden per Link zahlen lassen, Mahnwesen und Buchhaltung im selben System führen. Selbst gehostet, ohne Gebühr pro Nutzer.
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Ein Monat in diesem Betrieb
Ein Monat in Schritten, mit der Funktion hinter jedem Schritt.
- 01 · Woche 1
Pipeline verfolgen
Verkaufschancen vom Lead bis zum Abschluss in der Pipeline führen, verknüpft mit Kontakten und Firmen. Eine gewonnene Chance wird per Klick zum Angebot.
CRM → - 02 · Monatsanfang
Retainer planmäßig abrechnen
Vertragsvorlagen erzeugen Ausgangsrechnungen wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich, alle n Perioden. Die erzeugten Rechnungen sind normale Ausgangsrechnungen.
Wiederkehrende Rechnungen → - 03 · Woche 2
Zahlungslink anbieten
Eine Rechnung kann einen Zahlungslink von Stripe Checkout oder Mollie enthalten. Der Webhook des Anbieters bucht die Zahlung. Sie brauchen ein eigenes Konto bei einem der beiden.
Verkauf und Rechnungen → - 04 · Woche 3
Bank abgleichen
Kontoauszug importieren (camt.053, MT940 oder CSV) und Zeilen in einer Zwei-Spalten-Ansicht offenen Rechnungen und Eingangsrechnungen zuordnen.
Bank und Abgleich → - 05 · Woche 4
Säumige Kunden mahnen
Fälligkeitsraster zeigen, wer wie viel schuldet. Ein Mahnlauf schlägt je Kunde eine Stufe vor; die Schreiben bleiben Entwürfe, bis Sie sie senden.
Forderungen und Mahnwesen → - 06 · Monatsende
Übergabe an die Steuerberatung
DATEV-EXTF-Dateien und SAF-T-2.0-XML exportieren. Beides ist nicht zertifiziert; lassen Sie die Dateien von Ihrer Kanzlei prüfen.
DATEV- und SAF-T-Export →
Die Angaben sind am Quellcode geprüft. Keine Rechts- oder Steuerberatung.
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Die wichtigsten Funktionen für diesen Betrieb
Jede Funktion ist auf der Funktionsseite mit Details beschrieben.
CRM
Pipeline, Aktivitäten, Prognose und Auswertung gewonnener und verlorener Chancen, verknüpft mit Ihren Kontakten.
Wiederkehrende Rechnungen
Zeitpläne von wöchentlich bis jährlich aus Vertragsvorlagen.
Verkauf und Rechnungen
Vom Angebot zur Rechnung in einer Liste; Belege lassen sich in der Sprache des Kunden ausstellen.
Mehrere Währungen
Währung und Kurs je Beleg, Kursdifferenz bei Zahlung, Neubewertung zum Periodenende.
44 Sprachen der Oberfläche
Sie arbeiten in Ihrer Sprache, der Kunde erhält die Belege in seiner.
Rollen und Änderungsprotokoll
Buchhaltung oder freie Mitarbeiter erhalten eine Rollenvorlage; jede Änderung steht im Protokoll.
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Ratgeber dazu
Pflichtangaben auf Rechnungen
Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, Kleinbetragsrechnung bis 250 € und Kleinunternehmer-Hinweis, mit dem Feld in OpenBusinessERP.
E-Rechnung ab 2025
Empfang seit 1.1.2025, Versand ab 2027/2028: Fristen der E-Rechnungspflicht, XRechnung oder ZUGFeRD und was OpenBusinessERP heute unterstützt.
DATEV-Export für den Steuerberater
Was der DATEV-Export (EXTF) und die SAF-T-Datei aus OpenBusinessERP enthalten, was Ihre Kanzlei bekommt und wo die Grenzen liegen.
Kleinunternehmerregelung
Die Grenzen 25.000 € und 100.000 €, was auf die Rechnung gehört und wie OpenBusinessERP einen umsatzsteuerbefreiten Kleinunternehmer einrichtet.
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Häufige Fragen
Kann ich geleistete Stunden abrechnen?
Eine Zeiterfassung gehört nicht zu den hier beschriebenen Funktionen. Stunden stehen als Menge einer Leistungszeile auf der Rechnung, feste Retainer laufen über wiederkehrende Rechnungen.
Kann ich Kunden im Ausland abrechnen?
Ja. Belege haben eine eigene Währung und einen eigenen Kurs. Eine Zahlung speichert den Kurs vom Zahlungstag, die Differenz wird auf ein Kursdifferenzkonto gebucht; zum Periodenende lassen sich offene Posten neu bewerten.
Welche Zahlungsanbieter gibt es?
Stripe Checkout und Mollie. Für beide brauchen Sie ein eigenes Konto; die Schlüssel tragen Sie in den Zahlungseinstellungen ein.
Passt es für eine Ein-Personen-Beratung?
Ja. Es gibt keine Gebühr pro Nutzer, und der Einrichtungsassistent führt durch Firmendaten, Steuer und Kleinunternehmerstatus, Bank, Logo, Mail und die erste Rechnung.
Demo und Installation
Die Demo läuft mit einer erfundenen Firma und braucht keine Anmeldung. Auf dem eigenen Server installieren Sie das Programm mit einem Docker-Befehl.