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Mit dem Steuerberater arbeiten: DATEV-Export und SAF-T

Was der DATEV-Export (EXTF) und die SAF-T-Datei aus OpenBusinessERP enthalten, was Ihre Kanzlei bekommt und wo die Grenzen liegen.

Stand: Mit Quellenangaben

Keine Rechts- oder Steuerberatung. Diese Seite fasst öffentlich zugängliche Regeln zusammen und beschreibt, was die Software tut. Sie ersetzt keine Beratung durch Ihre Steuerberatung. Maßgeblich sind die verlinkten Originalquellen in ihrer aktuellen Fassung.

Die meisten Kanzleien in Deutschland arbeiten mit DATEV. OpenBusinessERP schreibt Ihre Buchungen deshalb in das DATEV-Format, das Kanzleien per Stapelimport einlesen. Für andere Länder und Prüfungen gibt es zusätzlich SAF-T. Beides ist nicht von DATEV oder einer Behörde zertifiziert.

Der Ablauf

  1. Unter Buchhaltung › Berichte › Export einmalig Beraternummer, Mandantennummer und Sachkontenlänge eintragen. Die Werte nennt Ihnen die Kanzlei. Dort stellen Sie auch die Nummernkreise der Personenkonten, das Diktatkürzel und die Festschreibung ein.
  2. Zeitraum wählen, etwa den Vormonat, und das Format DATEV Buchungsstapel (EXTF CSV) herunterladen.
  3. Einmalig oder bei neuen Kunden und Lieferanten zusätzlich Debitoren/Kreditoren exportieren. Stammdaten-Exporte ignorieren den Zeitraum.
  4. Die Dateien an die Kanzlei schicken. Belegbilder (Rechnungs-PDFs) sind nicht Teil des Exports; die Datei enthält nur einen Beleglink (BEDI) mit der Beleg-ID. Vereinbaren Sie für die Belege einen eigenen Weg.
Exportseite: Format DATEV Buchungsstapel, Zeitraum, Beraternummer, Mandantennummer und Sachkontenlänge
Buchhaltung › Berichte › Export mit den DATEV-Einstellungen und dem Hinweis, dass die Dateien nicht zertifiziert sind.

Was der DATEV-Export enthält

DateiInhalt
BuchungsstapelEXTF-Kopfzeile Version 700, Kategorie 21, Formatversion 13. Gebuchte Journalzeilen des Zeitraums. Zeichensatz Windows-1252, Zeilenende CRLF
Debitoren/KreditorenKategorie 16, Formatversion 5, 20 Spalten: Konto, Name, Adressattyp, EU-Land, EU-USt-IdNr., Straße, PLZ, Ort, Land und weitere. Personenkonten bei Sachkontenlänge 4 standardmäßig 10000 bis 69999 für Debitoren und 70000 bis 99999 für Kreditoren; die Bereiche sind einstellbar. Nummern werden in der Reihenfolge der Anlage vergeben

Der Buchungsstapel enthält alle 125 Spalten des Formats. Gefüllt werden die folgenden 21; Spalten ohne Datenquelle im Programm bleiben leer:

  • Umsatz
  • Soll/Haben-Kennzeichen
  • WKZ Umsatz
  • Kurs
  • Basis-Umsatz
  • WKZ Basis-Umsatz
  • Konto
  • Gegenkonto
  • BU-Schlüssel
  • Belegdatum
  • Belegfeld 1
  • Belegfeld 2
  • Skonto
  • Buchungstext
  • KOST1
  • KOST2
  • EU-Land u. UStID (Bestimmung)
  • Beleglink
  • Festschreibung
  • Leistungsdatum
  • Fälligkeit

Grenzen

Diese Einschränkungen stehen im Quellcode und in der Oberfläche. Ihre Kanzlei sollte sie kennen, bevor sie den ersten Stapel importiert:

  • Personenkonten: Forderungen und Verbindlichkeiten aus Rechnungen, Eingangsrechnungen und deren Zahlungen werden auf Debitoren- und Kreditorenkonten gebucht. Buchungen ohne bekannten Kunden oder Lieferanten, und Partner jenseits des Nummernkreises, bleiben auf dem Sammelkonto (SKR03 1400 und 1600, SKR04 1200 und 3300).
  • SKR03 und SKR04: Die Zuordnung der Steuerschlüssel kennt SKR03 und SKR04; welche gilt, steht in den Exporteinstellungen (Standard SKR03). Wählen Sie den Kontenrahmen Ihrer Kanzlei, bevor Sie buchen. Für den österreichischen EKR und den Schweizer KMU-Kontenrahmen gibt es keine DATEV-Zuordnung.
  • Steuerzeilen: Umsatzsteuer- und Vorsteuerzeilen werden in die Bruttobeträge gefaltet. Automatikkonten (SKR03: 8400, 8300, 3400, 3300; SKR04: 4400, 4300, 5400, 5300) erhalten keinen BU-Schlüssel, andere Konten die Schlüssel 2/3 (Umsatzsteuer) oder 8/9 (Vorsteuer). Steuerzeilen ohne passende Gegenzeile bleiben als einfache Zeilen stehen.
  • Mehrzeilige Buchungen werden paarweise in einzelne Zeilen mit demselben Belegfeld 1 aufgeteilt.
  • Skonto und Fremdwährung: Bei Zahlungen mit Skonto steht der Abzug in der Spalte Skonto, die Skontozeile entfällt. Fremdwährungszahlungen tragen Währung, Kurs und Basis-Umsatz in der ersten Zeile.
  • Keine Zertifizierung: Weder DATEV noch eine Finanzbehörde hat den Export geprüft. Lassen Sie vor dem ersten echten Lauf eine Testdatei bei Ihrer Kanzlei importieren.

SAF-T

SAF-T (Standard Audit File for Tax) ist ein XML-Format der OECD für Steuerprüfungen. OpenBusinessERP schreibt SAF-T 2.00 (Namensraum urn:OECD:StandardAuditFile-Tax:2.00) mit Kopfdaten, Stammdaten (Sachkonten, Kunden, Lieferanten, Steuertabelle) und den Hauptbuchbuchungen. Länderspezifische Varianten wie die norwegische oder die polnische JPK gibt es nicht. In Deutschland ist SAF-T nicht vorgeschrieben; für eine Betriebsprüfung gelten die Datenzugriffsrechte nach § 147 Abs. 6 AO.

Was Sie mit der Kanzlei klären

  1. Beraternummer, Mandantennummer und Sachkontenlänge.
  2. Welche Nummernkreise für Debitoren und Kreditoren bei ihr gelten und ob Diktatkürzel und Festschreibung gesetzt werden sollen.
  3. Wie Belege übermittelt werden, und wer die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgibt. Eine Übermittlung an das Finanzamt (ELSTER) gibt es im Programm nicht.
  4. Einen Probemonat: Export importieren lassen und Salden vergleichen, bevor Sie regelmäßig liefern.

Rechnungen selbst prüfen Sie mit der Pflichtangaben-Checkliste; wie Bestandsdaten ins Programm kommen, steht unter Umstieg von Excel.

Quellen

  1. DATEV-Format: Dokumentation für Entwickler (DATEV eG)
  2. § 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
  3. OpenBusinessERP: DATEV- und SAF-T-Export im Quellcode, mit dokumentierten Grenzen