Pflichtangaben auf Rechnungen: die Checkliste
Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, Kleinbetragsrechnung bis 250 € und Kleinunternehmer-Hinweis, mit dem Feld in OpenBusinessERP.
Keine Rechts- oder Steuerberatung. Diese Seite fasst öffentlich zugängliche Regeln zusammen und beschreibt, was die Software tut. Sie ersetzt keine Beratung durch Ihre Steuerberatung. Maßgeblich sind die verlinkten Originalquellen in ihrer aktuellen Fassung.
Eine Rechnung, der eine Pflichtangabe fehlt, kann Ihren Kunden den Vorsteuerabzug kosten. Die Liste unten folgt der Nummerierung in § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG. Rechts steht, woher OpenBusinessERP die Angabe nimmt.
Checkliste nach § 14 Abs. 4 UStG
| Nr. | Pflichtangabe | In OpenBusinessERP |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers | Ihre Firma aus Einstellungen › Firmendaten; Kunde mit Anschrift am Beleg. Fehlt eine Angabe, meldet die Prüfung es |
| 2 | Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers | Einstellungen › Firmendaten; beide werden in der Fußzeile gedruckt, wenn hinterlegt |
| 3 | Ausstellungsdatum | Belegdatum |
| 4 | Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer | Automatisch aus einem gesperrten Zähler je Belegart, z. B. INV-000008 |
| 5 | Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung | Positionen mit Bezeichnung, Menge und Einheit; Artikel aus dem Artikelstamm |
| 6 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (bei Anzahlungen: Zeitpunkt der Vereinnahmung, falls bekannt) | Feld Lieferdatum bzw. Leistungszeitraum (Beginn und Ende); wird gedruckt |
| 7 | Entgelt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts (z. B. Skonto, Boni) | Netto je Steuersatz in der Summentabelle; Rabatt je Position. Für Skonto gibt es kein eigenes Feld: Zahlungsbedingungstext in den Einstellungen oder Notiz am Beleg (beides wird gedruckt) |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag, oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung | Satz je Position, Steuer je Satz in der Summe; bei 0 % verlangt die Prüfung einen Steuerhinweis |
| 9 | Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Nichtunternehmer: Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG) | Kein eigenes Feld: als Notiz auf dem Beleg |
| 10 | Bei Abrechnung durch den Empfänger: das Wort „Gutschrift“ | Nicht vorgesehen. Die Belegart Gutschrift der Software ist eine Rechnungskorrektur, keine Gutschrift im Sinne des UStG |
Kleinbetragsrechnung bis 250 €
Für Rechnungen bis 250 € brutto genügen nach § 33 UStDV weniger Angaben:
- vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,
- Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung,
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (brutto) sowie der Steuersatz, oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Name des Kunden, Rechnungsnummer und Steuernummer sind hier nicht vorgeschrieben. OpenBusinessERP hat keinen eigenen Kleinbetrags-Modus; eine normale Rechnung enthält mehr als nötig, was zulässig ist. Kleinbetragsrechnungen müssen auch künftig nicht als E-Rechnung ausgestellt werden, siehe E-Rechnung ab 2025.
Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Seit 2025 gilt: Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Nach § 34a UStDV gehören auf ihre Rechnung: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Gesamtbetrag und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.
In OpenBusinessERP setzt der Einrichtungsassistent für deutsche Kleinunternehmer den Steuersatz auf 0 % und trägt auf der ersten Rechnung einen Steuerhinweis mit „§ 19 UStG“ ein. Der vorbelegte Text ist englisch („VAT exempt (§ 19 UStG)“); ändern Sie ihn auf eine deutsche Formulierung, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Sonderfälle
- Reverse Charge (§ 13b UStG): Die Rechnung braucht den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG). In der Software: Position mit 0 %, Text im Steuerhinweis. Enthält der Hinweis „reverse“ und fehlt die USt-IdNr. des Kunden, warnt die Prüfung.
- Innergemeinschaftliche Lieferung: USt-IdNr. von Ihnen und vom Kunden sowie ein Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 14a Abs. 3 UStG). Die USt-IdNr. des Kunden wird auf der Rechnung gedruckt, wenn sie am Beleg steht.
- Leistungszeitraum: Statt eines Datums genügt der Zeitraum, etwa „Oktober 2026“. Dafür gibt es Beginn und Ende im Feld Lieferdatum.
Prüfung in der Software
Vor dem Ausstellen prüft OpenBusinessERP, ob Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, Nummer, Lieferdatum, Positionen mit Bezeichnung und Menge und bei 0 % ein Steuerhinweis vorhanden sind. Das ist eine Plausibilitätsprüfung, keine rechtliche Bewertung: Ob eine Steuerbefreiung zutrifft oder der Hinweistext genügt, prüft sie nicht.
Quellen
- § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen
- § 14a UStG, zusätzliche Pflichten in besonderen Fällen
- § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen
- § 13b UStG, Leistungsempfänger als Steuerschuldner
- § 19 UStG, Besteuerung der Kleinunternehmer
- § 31 UStDV, Angaben in der Rechnung
- § 33 UStDV, Rechnungen über Kleinbeträge
- § 34a UStDV, Rechnungen der Kleinunternehmer
- OpenBusinessERP: Prüfung der Pflichtangaben im Quellcode