GoBD für kleine Unternehmen: was die Regeln verlangen
Unveränderbar, nachvollziehbar, 8 bzw. 10 Jahre aufbewahrt: was die GoBD von kleinen Firmen erwarten, was eine Verfahrensdokumentation ist und was Software leisten kann und was nicht.
Keine Rechts- oder Steuerberatung. Diese Seite fasst öffentlich zugängliche Regeln zusammen und beschreibt, was die Software tut. Sie ersetzt keine Beratung durch Ihre Steuerberatung. Maßgeblich sind die verlinkten Originalquellen in ihrer aktuellen Fassung.
Die GoBD gelten für jede Firma, die Bücher führt oder Belege aufbewahren muss, auch für Einzelunternehmen und kleine GmbHs. Diese Seite erklärt die Anforderungen in einfachen Worten, nennt die Fristen mit Fundstelle und trennt, was Software übernehmen kann und was bei Ihnen bleibt.
Was die GoBD sind
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es ist ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF), kein Gesetz: Es legt aus, wie die Finanzverwaltung die gesetzlichen Pflichten aus §§ 145 bis 147 AO und §§ 238 ff. HGB für elektronische Buchführung versteht. Die Pflichten selbst stehen im Gesetz; die GoBD sind der Maßstab, an dem eine Betriebsprüfung Ihre Buchführung misst.
Die Anforderungen
§ 146 Abs. 1 AO verlangt, Buchungen und Aufzeichnungen „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ vorzunehmen. § 146 Abs. 4 AO verbietet es, eine Buchung so zu verändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; auch Änderungen, bei denen unklar bleibt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht wurden, sind unzulässig. Daraus ergeben sich die Punkte, die in der Praxis zählen:
- Unveränderbarkeit: Ein gebuchter oder ausgestellter Vorgang wird nicht überschrieben. Korrekturen sind erlaubt, wenn der ursprüngliche Stand erkennbar bleibt, etwa durch eine Stornobuchung oder eine Gutschrift.
- Nachvollziehbarkeit: Ein sachkundiger Dritter muss einen Geschäftsvorfall vom Beleg über die Buchung bis zum Abschluss verfolgen können, und umgekehrt.
- Vollständigkeit und Richtigkeit: Jeder Geschäftsvorfall wird erfasst, mit seinem tatsächlichen Inhalt.
- Zeitgerechtigkeit: Erfassung zeitnah zum Vorgang; Kasseneinnahmen und -ausgaben sind nach § 146 Abs. 1 AO täglich festzuhalten.
- Ordnung: Belege und Buchungen sind systematisch abgelegt und auffindbar.
Aufbewahrung: 8, 10 und 6 Jahre
Die Fristen stehen in § 147 Abs. 3 AO und, für Kaufleute, in § 257 Abs. 4 HGB. Das Bürokratieentlastungsgesetz IV hat die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt; die aktuellen Gesetzestexte nennen für Buchungsbelege acht Jahre.
| Unterlagen | Frist | Norm |
|---|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO |
| Buchungsbelege, also auch Eingangs- und Ausgangsrechnungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 14b UStG |
| Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5, Abs. 3 AO |
Die Frist beginnt nach § 257 Abs. 5 HGB mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist oder das Buch abgeschlossen wurde. In manchen Fällen laufen steuerliche Fristen länger als die Aufbewahrungsfrist; das klärt Ihre Steuerberatung. Elektronische Unterlagen dürfen nach § 147 Abs. 2 AO auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn sie jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Zur E-Rechnung steht Näheres im Ratgeber zur E-Rechnung; nach Auffassung der Finanzverwaltung ist die strukturierte Datei das aufzubewahrende Original, nicht ein Ausdruck.
Datenzugriff bei der Prüfung
Bei einer Außenprüfung darf die Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO auf drei Wegen auf Ihre Daten zugreifen: Einsicht in die gespeicherten Daten mit Nutzung Ihres Systems, maschinelle Auswertung nach ihren Vorgaben, oder Übergabe der Daten in einem maschinell auswertbaren Format. Liegen die Daten bei einem Dienstleister, muss auch dieser mitwirken. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. Ein Export, den die Prüferin auswerten kann, ist deshalb mehr als Komfort, siehe DATEV-Export und SAF-T.
Verfahrensdokumentation
Das Wort „Verfahrensdokumentation“ steht nicht im Gesetz, sondern in den GoBD. Die gesetzliche Grundlage: Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind die „zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen“ aufzubewahren, und nach § 200 AO kann die Finanzbehörde die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlichen Erläuterungen verlangen. Die GoBD beschreiben, was die Dokumentation enthalten soll: eine allgemeine Beschreibung (welche Belege es gibt, wie sie fließen), eine Anwenderdokumentation (wer bedient was), eine technische Systemdokumentation (welche Software, welche Schnittstellen) und eine Betriebsdokumentation (Datensicherung, Zugriffsrechte, Archivierung).
Für eine kleine Firma genügen oft wenige Seiten, die zu Ihrem tatsächlichen Ablauf passen. Entscheidend ist, dass sie stimmt und aktuell bleibt: Sie beschreibt Ihren Ablauf, nicht den des Software-Anbieters.
Software und Firma: wer macht was
| Thema | Software kann | Bleibt bei der Firma |
|---|---|---|
| Unveränderbarkeit | Gebuchte und ausgestellte Belege sperren, Korrekturen nur über Storno oder Gutschrift | Sich an den Ablauf halten, nicht an der Software vorbei korrigieren (Tabellen, Papier) |
| Nachvollziehbarkeit | Änderungsprotokoll mit Wer, Wann, Vorher und Nachher | Belege vollständig erfassen und mit Vorgängen verknüpfen |
| Aufbewahrung | Daten speichern, exportieren, sichern | Fristen beachten, nicht zu früh löschen, Sicherungen prüfen und an einem zweiten Ort halten |
| Datenzugriff | Maschinell auswertbare Exporte | Die Exporte im Prüfungsfall bereitstellen können |
| Verfahrensdokumentation | Nichts: sie beschreibt Ihre Organisation | Schreiben und aktuell halten |
| Bewertung | Nichts | Die Steuerberatung klärt Zweifelsfälle |
Ein „GoBD-konform“-Siegel ist deshalb mit Vorsicht zu lesen: Die Finanzverwaltung zertifiziert keine Software, und ob Ihre Buchführung ordnungsgemäß ist, hängt auch von Ihrem Ablauf ab. OpenBusinessERP trägt kein Zertifikat und behauptet keine Konformität; unten steht, was die Software tatsächlich tut.
Was OpenBusinessERP umsetzt
Im Quellcode geprüft:
- Belege: Rechnungen und andere Belege sind nur im Status Entwurf änderbar. Eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht mehr bearbeiten. Ohne Zahlungen kann sie storniert werden; dabei wird ihre Buchung per Gegenbuchung aufgehoben. Eine ausgestellte Rechnung kann außerdem durch eine Gutschrift korrigiert werden.
- Hauptbuch: Gebuchte Journaleinträge sind unveränderlich, Korrekturen laufen über eine Stornobuchung. Die Buchungsnummern werden je Geschäftsjahr lückenlos vergeben. In einem geschlossenen Zeitraum wird ein Storno abgelehnt.
- Änderungsprotokoll: Jedes Anlegen, Ändern und Löschen in den Geschäftsmodulen (Verkauf, CRM, Artikel, Lager, Einkauf, Hauptbuch, Bank, Mahnwesen u. a.) wird automatisch mit Benutzer, Zeitpunkt und einer Vorher/Nachher-Übersicht der geänderten Felder protokolliert. Das geschieht an der Datenbankschicht, nicht in einzelnen Masken.
- Export: DATEV-Buchungsstapel und SAF-T, siehe der Ratgeber zum Export; dazu eine Datensicherung mit Wiederherstellung.
Nicht Teil der Software: Eine Überwachung der Aufbewahrungsfristen ist im Quellcode nicht vorhanden, Löschen und Archivieren liegt bei Ihnen. Die Verfahrensdokumentation müssen Sie selbst schreiben. Ein Entwurf ist noch kein ausgestellter Beleg und bleibt änderbar; jede Änderung und Löschung wird aber protokolliert.
Quellen
- § 146 AO, Ordnungsvorschriften für die Buchführung
- § 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 200 AO, Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen
- § 257 HGB, Aufbewahrung von Unterlagen
- § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen
- GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019 mit Änderungen), Amtliches AO-Handbuch 2025, Anhang 33
- OpenBusinessERP: Buchungen und Stornos im Quellcode
- OpenBusinessERP: Belegstatus und Ausstellung im Quellcode
- OpenBusinessERP: automatisches Änderungsprotokoll im Quellcode