Umstieg von Excel oder einer anderen Software
Kunden, Lieferanten, Artikel, Eröffnungssalden und offene Posten per CSV/XLSX-Import übernehmen. Mit Vorlagen zum Herunterladen.
Keine Rechts- oder Steuerberatung. Diese Seite fasst öffentlich zugängliche Regeln zusammen und beschreibt, was die Software tut. Sie ersetzt keine Beratung durch Ihre Steuerberatung. Maßgeblich sind die verlinkten Originalquellen in ihrer aktuellen Fassung.
Der Import-Assistent unter Daten importieren liest CSV- und Excel-Dateien und ordnet die Spalten selbst zu, auch wenn sie „Firma“, „PLZ“ oder „Kundennummer“ heißen. Für Exporte aus lexoffice und sevDesk gibt es fertige Zuordnungen.
Vorlagen
Diese Vorlagen sind genau die Dateien, die die Anwendung selbst unter Daten importieren anbietet: UTF-8 mit BOM, Semikolon als Trennzeichen, eine Beispielzeile.
| Ziel | Pflichtspalten | Optional | Vorlage |
|---|---|---|---|
| Kunden | Name | Kundennummer, E-Mail, USt-IdNr., Telefon, Website, Straße, PLZ, Ort, Land (ISO-2), Zahlungsziel (Tage), Währung, Notizen | import-customers.csv |
| Lieferanten | Name | Lieferantennummer und dieselben Felder wie bei Kunden | import-suppliers.csv |
| Artikel und Leistungen | SKU, Name | Beschreibung, Typ (goods/service/consumable), Einheit, Verkaufspreis, Einkaufspreis, Währung, Steuerschlüssel, Barcode/EAN | import-items.csv |
| Eröffnungssalden | Kontonummer | Kontoname, Soll, Haben oder Saldo (+Soll / −Haben) | import-opening_balances.csv |
| Offene Ausgangsrechnungen | Rechnungsnummer, Kundenname, Belegdatum, Bruttobetrag | Kundennummer, Fälligkeit, Netto, Steuer, bereits bezahlt, Währung | import-open_invoices.csv |
| Offene Eingangsrechnungen | Belegnummer, Lieferantenname, Belegdatum, Bruttobetrag | Lieferantennummer, Fälligkeit, Netto, Steuer, bereits bezahlt, Währung | import-open_bills.csv |
Reihenfolge
- Kunden und Lieferanten,
- Artikel und Leistungen,
- Eröffnungssalden zum Stichtag,
- offene Ausgangs- und Eingangsrechnungen.
Offene Rechnungen verweisen auf Kunden und Lieferanten über Name oder Nummer. Deshalb kommen die Stammdaten zuerst.
Schritt für Schritt
- Hochladen. Ziel wählen, etwa Kunden, und die Datei hochladen.
- Spalten zuordnen. Das Programm schlägt eine Zuordnung vor. Prüfen Sie sie; eine Zuordnung lässt sich als Vorlage speichern.
- Prüfen. Ein Probelauf zeigt je Zeile: neu, aktualisieren, überspringen oder Fehler. Bei Kontakten wählen Sie, ob vorhandene Einträge aktualisiert oder übersprungen werden.
- Importieren. Erst jetzt wird geschrieben.
- Kontrollieren. Anzahl, Summen offener Posten und Salden mit der Quelle vergleichen.
Dateien und Formate
- CSV mit Semikolon, Komma, Tabulator oder senkrechtem Strich; das Trennzeichen wird erkannt.
- Zeichensatz UTF-8 (mit oder ohne BOM) oder Windows-1252, wie ihn ältere Excel-Versionen schreiben.
- Excel als XLSX oder XLSM.
- Höchstens 20.000 Zeilen je Datei. Größere Bestände in mehrere Dateien teilen.
- Beträge im deutschen Format wie 1.000,00 und Datumsangaben wie 31.01.2026 sind in den Vorlagen so vorgesehen.
Rückgängig machen
Ein abgeschlossener Import lässt sich rückgängig machen. Dabei werden die Datensätze entfernt, die dieser Import angelegt hat. Aktualisierte, vorher schon vorhandene Einträge werden nicht auf den alten Stand zurückgesetzt. Prüfen Sie deshalb den Probelauf, bevor Sie vorhandene Kontakte aktualisieren lassen.
Der Stichtag
Wählen Sie einen klaren Stichtag, am besten einen Monats- oder Jahresanfang. Bis dahin bucht das alte System, ab dann OpenBusinessERP. Übernommen werden Salden und offene Posten, keine Einzelbuchungen der Vergangenheit. Die alten Daten bleiben im alten System oder als Export aufbewahrt, solange die Fristen nach § 147 AO laufen. Stimmen Sie die Eröffnungssalden mit Ihrer Steuerberatung ab; siehe auch DATEV-Export für den Steuerberater.
Danach führt der Einrichtungsassistent durch Firmendaten, Steuer, Bank und die erste Rechnung. Wie Sie das Programm installieren, steht auf der Seite Installation.
Quellen
- OpenBusinessERP: Importziele und Spaltennamen im Quellcode
- OpenBusinessERP: Einlesen von CSV und XLSX im Quellcode
- § 147 AO, Aufbewahrung von Unterlagen (auch Altdaten)