Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) ab 2025
Die Grenzen 25.000 € und 100.000 €, was auf die Rechnung gehört und wie OpenBusinessERP einen umsatzsteuerbefreiten Kleinunternehmer einrichtet.
Keine Rechts- oder Steuerberatung. Diese Seite fasst öffentlich zugängliche Regeln zusammen und beschreibt, was die Software tut. Sie ersetzt keine Beratung durch Ihre Steuerberatung. Maßgeblich sind die verlinkten Originalquellen in ihrer aktuellen Fassung.
Kleinunternehmer stellen Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und geben keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab. Seit 2025 gelten dafür neue Grenzen. Diese Seite fasst die Regel nach dem Gesetzestext zusammen und zeigt, was OpenBusinessERP für Sie einrichtet und was nicht.
Die Grenzen ab 2025
Nach § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG ist der Umsatz eines im Inland ansässigen Unternehmers steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Beide Bedingungen müssen zugleich erfüllt sein:
| Zeitraum | Grenze | Bedingung |
|---|---|---|
| Vorjahr | 25.000 € | nicht überschritten |
| Laufendes Jahr | 100.000 € | nicht überschritten |
Die Befreiung ist eine echte Steuerbefreiung des Umsatzes („ist steuerfrei“). Überschreiten Sie im laufenden Jahr 100.000 €, ist die Voraussetzung für die Befreiung nicht mehr erfüllt. Ab welchem Umsatz genau die Regelbesteuerung beginnt und welche Folgen das hat, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung oder dem Finanzamt. Die Erklärungspflichten nach § 18 Abs. 1 bis 4 UStG finden nach § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG keine Anwendung; ausgenommen sind § 149 Abs. 1 Satz 2 AO und § 18 Abs. 4a UStG.
Was zum Gesamtumsatz zählt
Maßgeblich ist nach § 19 Abs. 2 UStG die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der von Ihnen ausgeführten steuerbaren Umsätze; Umsätze mit Anlagevermögen bleiben außer Betracht. „Vereinnahmt“ heißt: Es zählt, wann das Geld eingeht, nicht wann die Rechnung ausgestellt wird. Welche Umsätze im Einzelfall mitzählen, etwa steuerfreie Auslandsumsätze, klärt Ihre Steuerberatung.
Was auf die Rechnung gehört
§ 34a UStDV nennt für Rechnungen über steuerfreie Umsätze von Kleinunternehmern diese Mindestangaben:
- vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und vom Leistungsempfänger,
- Ihre Steuernummer, Ihre USt-IdNr. oder Ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
- Ausstellungsdatum,
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung,
- der Gesamtbetrag und ein Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt,
- bei Abrechnung durch den Empfänger oder einen Dritten: das Wort „Gutschrift“.
Ein Beispiel für den Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Weisen Sie die Umsatzsteuer nicht gesondert aus. Wer trotzdem Umsatzsteuer in der Rechnung ausweist, schuldet sie nach § 14c UStG in der Regel auch. Die Pflichtangaben für normale Rechnungen stehen in der Checkliste nach § 14 UStG.
Verzicht auf die Regelung
Nach § 19 Abs. 3 UStG können Sie gegenüber dem Finanzamt unwiderruflich erklären, dass Sie auf die Befreiung verzichten, und zwar bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres. Der Verzicht bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre. Das lohnt sich meist nur, wenn Sie hohe Vorsteuer aus Anschaffungen haben und überwiegend an Unternehmen verkaufen; die Entscheidung gehört zusammen mit der Steuerberatung getroffen.
So richtet OpenBusinessERP es ein
Aus dem Quellcode geprüft:
- Einrichtungsassistent: Bei Land Deutschland (auch Österreich, Schweiz und Frankreich, jeweils mit eigener Rechtsgrundlage) erscheint im Assistenten das Häkchen „Small business: no VAT on invoices (§ 19 UStG)“. Es ist standardmäßig aus.
- Steuersätze: Mit Häkchen ersetzt der Assistent die Steuersätze durch einen einzigen Satz „Exempt“ mit 0 %, der Standard ist.
- Erste Rechnung: Die Beispielrechnung des Assistenten erhält 0 % auf allen Positionen und den Steuerhinweis „VAT exempt (§ 19 UStG)“. Der Text ist englisch; ersetzen Sie ihn für deutsche Kunden durch eine deutsche Formulierung wie oben.
- Prüfung: Die Rechnungsprüfung verlangt bei 0 %-Positionen einen Steuerhinweis, siehe die Pflichtangaben-Checkliste.
- Buchung (SKR03, SKR04): Enthält der Steuerhinweis einer 0 %-Rechnung „§ 19 UStG“, „§ 19 Abs. 1 UStG“ oder „Kleinunternehmer“, bucht OpenBusinessERP den Erlös auf Konto 8195 (SKR04: 4185) „Erlöse als Kleinunternehmer i.S.d. § 19 Abs. 1 UStG“. Mit anderem Wortlaut landet eine 0 %-Rechnung auf dem allgemeinen Konto für steuerfreie Umsätze (8100; SKR04: 4100) oder, bei Reverse Charge und innergemeinschaftlicher Lieferung, auf deren eigenen Konten.
Was die Software nicht tut
- Sie überwacht die Grenzen von 25.000 € und 100.000 € nicht und warnt nicht vor dem Überschreiten. Verfolgen Sie Ihren Umsatz selbst, etwa über die Auswertungen, und besprechen Sie ihn rechtzeitig mit Ihrer Steuerberatung.
- Sie entscheidet nicht, ob Sie Kleinunternehmer sind. Das Häkchen ist Ihre Angabe.
- Ob der Steuerhinweis später auch auf jeder weiteren Rechnung steht, prüfen Sie bei jeder Rechnung selbst: Die Rechnungsprüfung kontrolliert nur, dass bei 0 % überhaupt ein Hinweis vorhanden ist, nicht seinen Wortlaut.
Quellen
- § 19 UStG, Besteuerung der Kleinunternehmer
- § 34a UStDV, Rechnungen der Kleinunternehmer
- § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen
- OpenBusinessERP: Einrichtungsassistent im Quellcode
- OpenBusinessERP: Erlöskonten nach Steuerbehandlung (SKR03, SKR04)