E-Rechnung ab 2025: was kleine Firmen wissen müssen
Empfang seit 1.1.2025, Versand ab 2027/2028: Fristen der E-Rechnungspflicht, XRechnung oder ZUGFeRD und was OpenBusinessERP heute unterstützt.
Keine Rechts- oder Steuerberatung. Diese Seite fasst öffentlich zugängliche Regeln zusammen und beschreibt, was die Software tut. Sie ersetzt keine Beratung durch Ihre Steuerberatung. Maßgeblich sind die verlinkten Originalquellen in ihrer aktuellen Fassung.
Das Wichtigste
- Seit 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Laut BMF reicht dafür ein E-Mail-Postfach.
- Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen spätestens für Umsätze ab 1. Januar 2028. Wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, schon für Umsätze ab 1. Januar 2027.
- Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
- Die Pflicht gilt zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen.
Fristen
Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Maßgeblich ist das Datum, an dem der Umsatz ausgeführt wird, nicht das Rechnungsdatum.
| Umsatz ausgeführt | Empfangen | Ausstellen |
|---|---|---|
| 1.1.2025 bis 31.12.2026 | E-Rechnung muss angenommen werden | Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, eine andere elektronische Form (z. B. PDF) weiter erlaubt |
| 1.1.2027 bis 31.12.2027 | wie oben | Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €: E-Rechnung Pflicht. Bis 800.000 €: Papier oder andere elektronische Form noch erlaubt. EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt |
| ab 1.1.2028 | wie oben | E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze. EDI bleibt möglich, wenn sich die Pflichtangaben vollständig und richtig im Sinne der EN 16931 extrahieren lassen |
Wer ausgenommen ist
Nach den Fragen und Antworten des BMF muss in diesen Fällen keine E-Rechnung ausgestellt werden:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV),
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
- Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV),
- Leistungen an Privatpersonen und an juristische Personen, die keine Unternehmer sind.
Diese Ausnahmen betreffen nur das Ausstellen. Empfangen können muss eine E-Rechnung auch ein Kleinunternehmer.
XRechnung oder ZUGFeRD
Beide Formate setzen die EN 16931 um. Laut BMF erfüllen „XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)“ die Voraussetzungen.
| XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X | |
|---|---|---|
| Form | reine XML-Datei, Syntax UBL oder CII | PDF mit eingebetteter XML-Datei (CII), für Menschen und Maschinen lesbar |
| Herausgeber | KoSIT im Auftrag von Bund und Ländern | FeRD; Factur-X ist die deutsch-französische Entsprechung |
| Typischer Einsatz | Pflicht bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber; Leitweg-ID als Käuferreferenz | Rechnungen an Firmen, die weiter ein lesbares PDF erwarten |
| Zulässige Profile | XRechnung | EN 16931 (Comfort), EXTENDED, XRECHNUNG; nicht MINIMUM, nicht BASIC-WL |
Bei ZUGFeRD gilt die XML-Datei als die Rechnung. Nach der zweiten Änderung der GoBD (BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025) kommt es bei der Aufbewahrung auf den strukturierten Teil an; der lesbare Teil muss nur aufbewahrt werden, wenn er zusätzliche steuerlich relevante Angaben enthält. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen steht in § 147 AO.
E-Rechnungen empfangen
Empfangen heißt: Die Datei annehmen, lesen und unverändert aufbewahren. Für das Lesen einer reinen XML-Datei brauchen Sie ein Anzeigeprogramm. Ob eine Datei formal korrekt ist, prüft zum Beispiel der frei verfügbare KoSIT-Validator. Eine Validierung ist laut BMF keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, hilft aber, Fehler zu finden.
Was OpenBusinessERP heute kann
Stand Version 18.4.0, geprüft im Quellcode. Wir nennen auch, was fehlt.
| Funktion | Stand |
|---|---|
| XRechnung 3.0 erzeugen (CII-Syntax) | Ja, auf der Seite der gestellten Rechnung, Leitweg-ID in der Rechnung |
| ZUGFeRD 2.1 / Factur-X 1.0, auch als Hybrid-PDF | Ja. Volle PDF/A-3-Konformität wird nicht zugesichert |
| Peppol BIS Billing 3.0 (UBL) | Ja |
| XRechnung in UBL-Syntax | Nein |
| Leitweg-ID (BT-10) | Ja, für das XRechnung-Profil Pflichtfeld |
| Prüfung vor dem Download | Teilweise: eine Auswahl der Regeln aus EN 16931 (BR, BR-CO), XRechnung (BR-DE) und Peppol (R003), kein vollständiger KoSIT-Validator. Ein schwerer Fehler sperrt den Download |
| Versand über das Peppol-Netzwerk | Nein. Es gibt keinen Peppol-Zugangspunkt; Sie laden die Datei herunter und versenden sie selbst |
| Rechnungen aus „Angebote & Rechnungen“ als E-Rechnung | Noch nicht. Diese Rechnungen werden als PDF versendet, auf Wunsch mit GiroCode |
| Eingehende XRechnung oder ZUGFeRD einlesen | Nein. Es gibt keinen Import für eingehende E-Rechnungen |
Für alle Aussteller gilt die Pflicht erst ab 2027 oder 2028. Wenn Sie schon jetzt E-Rechnungen ausstellen müssen, etwa an öffentliche Auftraggeber, prüfen Sie jede Datei zusätzlich mit dem Validator des Empfängers oder dem KoSIT-Validator.
Was Sie jetzt tun können
- Eine feste Adresse für Eingangsrechnungen einrichten, etwa rechnung@ihre-firma.de, und Ihren Lieferanten mitteilen.
- Klären, wie empfangene XML-Dateien lesbar gemacht und unverändert aufbewahrt werden.
- Ihren Gesamtumsatz 2026 festhalten: Er entscheidet, ob Sie ab 2027 oder ab 2028 ausstellen müssen.
- Stammdaten pflegen: USt-IdNr. oder Steuernummer, vollständige Anschriften und Länder Ihrer Kunden. Die Pflichtangaben-Checkliste hilft dabei.
- Mit Ihrer Steuerberatung abstimmen, in welchem Format sie Belege und Buchungen bekommt. Siehe DATEV-Export.
Quellen
- § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
- § 27 UStG, Übergangsvorschriften, Abs. 38
- § 33 UStDV, Rechnungen über Kleinbeträge
- § 34 UStDV, Fahrausweise als Rechnungen
- § 34a UStDV, Rechnungen der Kleinunternehmer
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand Oktober 2026), mit Verweis auf die BMF-Schreiben vom 15.10.2024, 15.10.2025 und 15.10.2026
- XRechnung: Standard und Spezifikation (KoSIT, xeinkauf.de)
- ZUGFeRD: Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)
- KoSIT-Validator (Open Source, GitHub)
- OpenBusinessERP: E-Rechnungsprofile im Quellcode
- OpenBusinessERP: Prüfregeln im Quellcode